Solicitud de reserva: se conoce con este nombre al formulario VACIO que está en el departamento de reservas a la espera de ser utilizado por el empleado para volcar en él una reservación.
Este formulario, una vez que se han completado sus datos a
causa de un cliente que nos hizo una reservación en el hotel, procede a
llamarse Hoja de Reserva y pasa a integrar el circuito interno del
departamento.
Cada establecimiento diseña el formulario según sus
necesidades, lo esencial es que sea breve y completo a la vez. No pueden faltar
datos importantes de quien solicita la reservación y tampoco debemos retener
demasiado tiempo al cliente al teléfono solicitando datos innecesarios.
Las hojas de reserva se completan por duplicado ya que el
original quedará en el archivo del departamento y el duplicado será enviado a
la Recepción 24 horas antes de la llegada del pasajero.
Solicitud de reserva para clientes individuales.
- Fechas de IN (entrada) y OUT (salida)
- Hora de llegada aproximada
- Medio de transporte en el cuál se arribará al hotel (si es compañía aérea, datos del vuelo)
- Tipo y cantidad de habitaciones
- Cantidad de pasajeros
- Apellidos y nombres del pax o paxes
- Datos personales del pax
- Datos de quien abonará los gastos
- Forma de pago acordada (en determinados casos se incluye el tipo de tarjeta de crédito)
- Datos de quien hace la reservación (agencia, empresa)
- Persona de contacto (si no es la misma que se hospeda)
- Plan de alojamiento (si lo hubiere)
- Observaciones
- Fecha en que se toma la reserva
- Número de reservación
- Apellidos y nombres del empleado que toma la reserva
- Situación de la reserva
