Al principio de tomar una reservación hay datos que son considerados imprescindibles, es decir, que no pueden faltar por ser elementales para prepararse correctamente para la llegada del pax. Aunque cada establecimiento puede armar sus formularios como le resulte más conveniente, los que figuran arriba son los más usuales en su diseño.
Los datos elementales son los siguientes:
- Reservas individuales
- Nombres y apellidos de quien será el huésped o del grupo a alojarse
- Nombre y apellido de quien hace la reservación/persona de contacto
- Dirección y teléfono del huésped/agencia de viajes/empresa
- Dirección y teléfono de la persona de contacto
- Quien se hará cargo del alojamiento y de los extras: aquí existen varias opciones, a saber:
Si el pax paga todo por su cuenta, en la hoja de reserva figurará: pax pays
Si una empresa paga alojamiento y el pax los extras: a/c Ford, extras a/c pax
Si una empresa se hace cargo de todos los gastos: Ford (full credit)
Si el pax es invitado especial del hotel: s/c (sin cargo) o bien a/c hotel (a cargo hotel)
- Fechas de In de Out
- Hora estimada de arribo
- Formas de arribo (vuelo, tren, automóvil)
- Tipo y cantidad de habitaciones solicitadas
- Cantidad de paxes
- Plan de alojamiento
- Si se requirió depósito
- Importe percibido por el depósito
- Fecha en que se recibió el depósito
- Verificación sobre si la reserva está confirmada o aún pendiente de ello
- Observaciones referidas a características del pax (si requiere habitación para discapacitados, piso no fumadores, etc.)
- Datos de quien tomo la reserva y fecha en que se concretó esto.
Es importante que además toda reservación lleve un número que permita identificarla fácilmente en el sistema y hacer su seguimiento.
- Reservas para grupos y contingentes
En estos casos los datos a tomar en cuenta será diferentes a los anteriores ya que, además de aquella información básica anteriormente mencionada, se requerirá tener conocimiento de otras cuestiones pertinentes a los grupos:
- Con referencia a los planes de alojamiento solicitados, es importante conocer con exactitud el horario de llegada del grupo para saber si tomarán alguna comida en el hotel a su llegada. Además es imprescindible conocer cuál es el plan de alojamiento elegido para cada grupo, ya que una agencia puede enviarnos diversos contingentes donde cada uno cuente con un plan de alojamiento distinto.
- Información respecto a otros tipos de servicios contratados por la empresa o agencia, por ejemplo, cóctel de bienvenida, cena de gala, etc.
- Suplementos que deban abonarse por situaciones especiales de los paxes: cama extra en la habitación, suplemento por habitación individual, reducciones por tercera persona.
- Solicitud de envía del Rooming List para conocer antes de la llegada del grupo el listado de paxes y su distribución en las habitaciones.
- Información precisa sobre las fechas límites para la confirmación de reservaciones del grupo. En estos casos el hotel es sumamente estricto con las fechas tope para no quedar con habitaciones que terminan no siendo ocupadas por el grupo ni tampoco vendidas a otros potenciales clientes.
