Archivos del departamento
En un hotel donde el departamento de Reservas esté bien organizado se mantendrá un archivo de todas las reservaciones. Este trabajo se realiza con fines estadísticos y para mejorar día a día el nivel de servicio brindado por el establecimiento
- Reservas concretadas
- Reservas confirmadas
- Reservas de grupos y contingentes con sus correspondientes Rooming Lists
- Reservas canceladas
- Reservas negadas
- Reservas on request
- Reservas en Waiting List
- Modificaciones de reservas
- Notificaciones de depósitos recibidos
- Correspondencia de clientes
- Quejas del departamento
- Partes de reservas
- Cardex de clientes (individuales, agencias de viajes, empresas)
- Acuerdos con agencias de viajes y empresas
- Reportes de fechas cerradas
- “lista negra” de clientes
- Constancias de reintegro de dinero por cancelaciones de reservas
- Listados de descuentos a clientes (autorizados por el Gerente General)
- Planning de reservas
- Información sobre otras unidades de la cadena
- Información sobre hoteles de la competencia (direcciones, teléfonos, personas de contacto)
- Información sobre las habitaciones del hotel (ubicación, decoración, servicios)
- Pronósticos de ocupación semanal, mensual, anual o por temporada
- Reportes estadísticos de toda clase
- Reportes interdepartamentales.
Cuando se habla de reportes estadísticos se refiere a todos
aquellos que sea confeccionado para mejorar el trabajo del departamento y
específicamente a los que pueden ser solicitados por la SECTUR (secretaria de
Turismo) y otros organismos gubernamentales o no (FEHGRA, UTTHGRA, etc.). Estos
reportes son los siguientes:
- Reporte de origen de las reservaciones a nivel nacional (por provincias o regiones)
- Reporte de origen de las reservaciones a nivel internacional (por países o bloques de países)
- Reporte de reservaciones tomadas por nuestros representantes
- Reportes de reservaciones hechas por líneas aéreas
- Reporte de reservas hechas por agencias de viajes
- Reporte de reservaciones llegadas a través de la central de reservas
- Reportes de reservaciones recibidas vía e-mail
- Reportes de reservaciones efectuadas por la página web del hotel
- Reservaciones recibidas desde otras unidades de la cadena
- Reportes de sobreventa
- Reporte de fechas cerradas
Toda la información se almacena por un mínimo de dos años.
Gracias a los medios de soporte magnético, ahora puede guardarse toda la información
por largo tiempo con un considerable ahorro de espacio físico.
Los reportes de reservaciones a nivel geográfico nos
permitirán conocer de qué países, regiones o provincias nos llegan más
huéspedes. Gracias a esto se podrá armar estrategias de promoción y campañas
publicitarias para determinados países, regiones o provincias. También nos
ayudará la información de estos reportes a mejorar el servicio al huésped. Así,
por ejemplo, si mucho de nuestros huéspedes provienen de la ciudad de Mar del
Plata. O bien si muchos de ellos proceden de Alemania podemos dispones en el
establecimiento del periódico “Argentinisches Tageblatt” o contar con
ejemplares de las revistas “Stern” o “Die Welt”
Formularios similares se emplearán para reportes de origen
nacional, para aquellos que provienen de líneas aéreas, de los representantes o
bien de agencias de viajes. Estos reportes serán útiles para rápidamente
visualizar quiénes de los representantes, agencias, etc. Venden más. Esta
información nos permite evaluar a estos grupos de ventas y hacer los ajustes
necesarios para incentivarlos a vender más en caso de no resultar las cifras de
nuestra satisfacción.
Todos los reportes serán enviados al Jefe de Reservas, al
Gerente División Cuartos y al Gerente General del hotel para su lectura y
análisis.
