Estos documentos son usualmente tramitados por la agencia de
viajes, empresa o club con el departamento de reservas pero requieren
aprobación de la Dirección o la Gerencia General del hotel. Pese a que todos
los contratos deberán contener determinada información obligatoria,
probablemente varíen en cuanto a la cantidad de habitaciones contratadas, las
tarifas y comisiones pautadas, gratuitamente, etc. Ya que esto dependerá de con
qué agencia o empresa estemos firmando. Aquellas que seas buenos clientes no
solo por la cantidad de pasajeros que nos traigan sino también por su buen
comportamiento comercial, serán dignas de contar con condiciones especiales en
este acuerdo.
En todo contrato deben figurar obligatoriamente los siguientes puntos:
- Partes contratantes: datos completos del hotel y datos completos de la empresa que contrata nuestros servicios. Se incluirán los nombres de las personas autorizadas por cada una de las partes para concretar esta operación.
- Fecha de suscripción del contrato.
- Cantidad de habitaciones de cada tipo solicitadas por la parte contratante. En general se opta por habitaciones dobles, aunque existirá la posibilidad de contratar – previo pago de un adicional – una habitación single o de diferente tipo.
- Precios: estos se acordarán con cada agencia o empresa por separado. No siempre se mantienen a los largo del año, sino que en general se manejan por temporada.
- Comisiones: se establecerá el porcentaje que percibirá la parte contratante por haber vendido nuestras habitaciones y servicios. Estas comisiones dependerán, entre otros factores, del volumen de ventas que maneje dicha parte.
- Temporada: se considerarán tres opciones como máximo: temporada alta, media o baja.
- Suplementos: son las diferencias de precio que se cobran sobre el precio pactado por ejemplo, suplemento por habitación individual.
- Planes de alojamiento comprendidos: media pensión, pensión completa, plan europeo, etc.
- Rebajas: se aplican también en casos especiales como por ejemplo cuando un menor comparte la habitación con sus padres. Generalmente el valor pactado se refiere a una tarifa aplicada por persona adulta en habitación doble. Si el niño compartiera la habitación con sus mayores podría llegar a reducirse hasta un 50% el valor de la tarifa para esa persona.
- Liberados o gratuidades: se brindan normalmente a una cada 20 pasajeros y se aplican usualmente al coordinador o guía del grupo o bien a los choferes del ómnibus. No se abonará la estadía de esa persona quien podrá utilizar todos los servicios contratados por el grupo.
- Cláusulas de Release: se conoce con este nombre a los plazos que van desde la fechas de llegada del grupo hasta unos 7,15 o 21 días antes (dependiendo de la temporada). En este período cualquier devolución de plazas tendrá un costo de cancelación.
- Depósitos: el hotel establecerá el monto de dinero para reservar las habitaciones solicitadas.
- Dead Line o fecha límite: es la fecha en la cual se inicia el período de Release. Desde que ésta comienza las cancelaciones podrán tener un determinado costo para la agencia.
- Plazo de confirmación antes de la llegada de cada grupo de pasajeros y el correspondiente envío del Rooming List (listado de pasajeros distribuidos por habitaciones).
- Indemnizaciones: se contemplarán en este punto las compensaciones correspondientes a cada parte en caso de no cumplir con lo convenido.
