En el caso que una reserva sea cancelada es necesario cumplir con determinadas pautas. Primero se procederá a efectuar al pax el reingreso de dinero correspondiente, si estuviese esto contemplado en las políticas de cancelación. En algunos hoteles se reintegra el total de lo abonado, en otros solo un porcentaje. De todos modos, siempre se tiene en cuenta con qué antelación al uso de la reserva se ha efectuado la cancelación ya que cuanto más lejos en el tiempo se cancele, usualmente mayor es el porcentaje de dinero que se devuelve al pax
El segundo paso luego de confirmarse una cancelación,
consiste en volver la habitación a las ventas, es decir, que tanto en el
sistema informático como en el cuadro de disponibilidad figure como apta para
ser vendida.
Asimismo es útil poder conocer el motivo de la cancelación ya que puede ser por un motivo personal del pasajero o bien por algún problema que presente el hotel.
Confirmaciones
La confirmación de una reserva puede provenir de dos puntos:
ser confirmada por el propio pasajero o bien ser confirmada por el hotel una
vez recibido el importe solicitado como depósito o seña. En ambos casos, se
indica al pasajero un número de confirmación el cual será necesario en caso de
reclamos o consultas de cualquiera de las partes.
Si la confirmación se hiciera desde el hotel a una empresa o
agencia, normalmente ésta se efectúa mediante envío de una carta o fax donde se
especificarán la cantidad y tipos de habitaciones reservados, cantidad de
pasajeros, fechas de ingreso y salida, horario de llegada, plan de alojamiento
y tarifa acordada.
