Es una herramienta que ayuda a prevenir y evitar errores en la toma de reservaciones ya que permite saber cuántas habitaciones y de qué tipo están ya reservadas para una época determinada. Este documento nos mostrará de manera gráfica cuál será la disponibilidad en fechas y permitirá asegurar la máxima ocupación de habitaciones.
Existen diversas clases de planning aunque los más útiles
son aquellos que presentan el pronóstico de reservaciones de forma nominal o
bien como planning acumulativo.
1. Planning nominal: es un cuadro o gráfico en el
que están impresas las habitaciones (por tipo de habitación pero en orden
numérico) y las fechas en que las mismas estarán ocupadas. Para confeccionarlo
se pueden utilizar señalizaciones de variados colores donde cada uno
representará una situación particular:
· Reservas condicionales (aun no confirmadas por los pasajeros)
· Reservas a la espera de ser abonadas
· Reservas provenientes de agencias de viajes
· Reservas de empresas
· Reservas de contingentes
Aquí se ve que la habitación 102 que es doble está reservada del 2 al 7 de mayo; las habitaciones comunicadas 104 y 105 están reservadas entre el 3 y el 6 de mayo y la habitación 101 lo está para los días 30 y 31 del mismo mes.
Planning acumulativo: nos muestra no solo las reservaciones sino también las habitaciones ocupadas cada día, habitaciones que se han ocupado sin reserva previas (llegadas), habitaciones que salieron antes de tiempo (salidas) y cancelaciones de ambos casos anteriores.
Cualquiera de los tipos de los planning que se elija utilizar en el hotel deberá ser acompañado del llamado Cuadro de disponibilidad (se ve detalladamente en la unidad de Recepción) para tener a la mano toda la información referida a la ocupación presente y futura del hotel.
