Archivos del Departamento

El archivo de Recepción se encuentra ubicado en el Back Office y en él se guardarán:

• Las tarjetas de registro de los pasajeros (se archivarán 5 años)

• Historial de los huéspedes (cardex de clientes)

• Reportes de quejas de los pasajeros

• Listados de huéspedes No Show

• Reportes de clientes Walk In

• Libro de policía

• Estadísticas de huéspedes que utilizan la cochera o diversos servicios

• Estadísticas de salidas anticipadas

• Plantillas de cierre diario o informe ocupacional

• Listado de huéspedes problemáticos

• Partes de cambio de habitación

Relación de recepción con otros departamentos

El departamento de Recepción mantiene un contacto permanente con cada uno de los otros departamentos del hotel. Dado que es el eje central de la operación hotelera debe proveer información actualizada al instante. Además, por mantener un contacto permanente con los huéspedes, conoce muy bien las necesidades y requerimientos de éstos.

A continuación veremos las relaciones con:

1. Reservas:

• Entradas sin reservación (Walk In)

• No Shows

• Salidas anticipadas

• Salidas pendientes

• Cambios en los grupos (ocupan menos o más habitaciones de lo pactado)

• Extensiones de estadías

• Reservaciones tomadas en la recepción (en el horario en que Reservas está cerrado)

2. Ama de llaves o Housekeeping:

• Previsión de ocupación de habitaciones

• Prioridad de habitaciones por limpiar

• Reingresos de clientes V.I.P.

• Listados de estados de habitaciones

• Información permanente y actualizada de habitaciones bloqueadas y desbloqueadas

• Provisión de camas supletorias y cunas

• Atenciones especiales

3. Caja principal:

• Cambios en las tarifas

• Cobro de facturas

• Solicitudes de exprés Check Out

• Cargos a clientes

• Situación de cuenta de clientes y créditos

4. Alimentos y Bebidas:

• Atenciones especiales

• Ingresos de clientes V.I.P.

• Listados de huéspedes

• Planes de comidas contratados por los huéspedes

• Ingresos de grupos y contingentes

5. Conserjería:

• Llegada de clientes V.I.P.

• Arribo de grupos y contingentes previstos para el día de la fecha

• Salida de grupos y contingentes previstos para el día de la fecha

6. Departamento de RR.PP.:

• Llegada de clientes V.I.P.

• Quejas y reclamos de clientes

7. Gerencia General:

• Ocupación prevista

• Ocupación actual

• Llegada de clientes V.I.P.

• Informes sobre quejas

• Envío a solicitud del informe ocupacional

• Problemas de sobreventa

8. Compras:

• Requisiciones de insumos

• Adquisición de insumos

9. Personal:

• Selección de personal

• Licencias

• Vacaciones

• Sanciones

• Permisos

• Personal eventual

10. Mantenimiento:

• Bloqueo de habitaciones

• Desbloqueo de habitaciones

• Averías en recepción

11. Recreación y animación:

• Información sobre actividades recreativas y eventos

• Promociones del sector